secrétaire de direction recherché par le Grand Toulouse

La Communauté Urbaine du Grand Toulouse recherche pour la Direction Finances et Administration Générale – Direction de la Commande Publique un(e) Secrétaire de Direction (H/F)

(Cadre d'emplois des Adjoints Administratifs - CAT C)
Par voie statutaire, de mutation, détachement ou inscription sur liste d’aptitude

REF : C5 / 90982 - DCP

Missions:
Au sein de la Direction de la Commande Publique, vous assistez le directeur dans l’ensemble de ses missions et dans son organisation quotidienne.
Vous suivez et gérez en direct certains dossiers, et assurez le traitement et la diffusion de l’information au sein de la direction.
A ce titre, vous réceptionnez les appels téléphoniques, analysez les demandes, recevez, filtrez et réorientez les appels téléphoniques.
Chargé de la gestion des informations, vous appréhendez le caractère d’urgence des informations écrites ou orales à transmettre, et diffusez les informations aux bons interlocuteurs.
Vous gérez le suivi des courriers : attribution et archivage de l’ensemble des courriers.
Vous rédigez les comptes rendus de réunions, courriers, rapports, bilans.
Assistant le directeur dans ses missions, vous gérez sa messagerie et son agenda, et assurez la coordination du directeur avec les services.
Vous êtes en charge de l’organisation et de la planification des réunions et rencontres.
Vous jouez le rôle de correspondant RH et correspondant formation de la direction.
Vous assurez et coordonnez la polyvalence dans le trinôme secrétariat /secrétariat des commissions qui traite les ordres du jour et suivi des commissions d'appel d'offres, qui assure le suivi des présences et congés des agents de la direction, optimise l’utilisation des outils bureautiques de la direction, réalise les bilans d'activités et statistiques de la direction, assure le suivi logistique de la direction (correspondant bâtiment, informatique, économat et archives) , assure le suivi du budget et le traitement des factures , qui gère les droits utilisateurs des applications marchés pour tous les services et qui assure la maintenance de l'espace SESAME de la DCP et de l'espace collaboratif marchés.

Profil :
Vous possédez une formation en secrétariat ainsi qu’une expérience confirmée dans le secrétariat de direction.
Autonome et disponible, vous êtes également organisé, méthodique et rigoureux, notamment concernant le suivi des dossiers.
Vous êtes reconnu pour votre sens du contact relationnel et du travail en équipe.
Vous savez faire preuve de réactivité et d’adaptation.
Vous êtes aussi apprécié pour votre sens de la discrétion et de la confidentialité.
Outre votre maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook), vous justifiez de bonnes qualités rédactionnelles.
Des notions en matière de marchés publics et des connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales seront appréciées.

Tout renseignement complémentaire pourra être obtenu auprès de Catherine HUMBERT (73 41)

Si vous êtes intéressé(e) par ce poste, merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation + CV détaillé + dernier arrêté de situation administrative) en mentionnant la référence: C5 / 90982 - DCP
Avant le 4 novembre 2011 à
Monsieur le Président de la Communauté Urbaine du Grand Toulouse
Direction des Ressources Humaines,
Service Recrutement-mobilité,
32 rue Valade, BP 999,
31040 Toulouse Cedex 6
ou sur cellule5.recrutement@mairie-toulouse.fr